Das EXCEL-AddIn smart.OrgAnizer

smart.OrgAnizer unterstützt Ihre Unternehmung innerhalb des strukturellen Organisationsdesigns bzw. der Organisationsoptimierung bei der Analyse, Visualisierung und (Neu-)Ausgestaltung der Aufbauorganisation und damit der Entwicklung des Hierarchiegefüges, welches die Ebenen der Entscheidungs- und Weisungsbefugnis vorgibt und den idealtypischen Informationsfluss skizziert.

Dashboard

Das objektorientiert programmierte EXCEL-AddIn ist in der Lage, innert Sekunden bis zu 23 Indikatoren (vgl. Übersicht in Schritt 3) für jede Position in Ihrer Organisation zu berechnen. Sie werden als zusätzliche Spaltenwerte zu Ihren Organisationsdaten hinzugefügt und können sodann frei miteinander kombiniert in individuell konzipierte Berichte eingebracht werden (vgl. Schritt 5).

Schritt 1 - Importieren Sie Ihre Organisationsdaten

Importieren Sie in einem ersten Schritt die Informationen zu Ihrer gegenwärtigen Aufbauorganisation, welche Sie in der Regel auf Knopfdruck als Export aus Ihrem HR-System beziehen können. Für die Durchführung der Berechnungen sind hierbei für jede einzelne Position die jeweilige ID, die Positionsbezeichnung, der Name des Positionsinhabers sowie dessen Rang und letztlich die Identifikation der hierarchisch übergeordneten Position notwendig. Der Import diser Daten erfolgt über Copy & Paste aus Ihrer Datendatei.

Schritt 2 - Definieren Sie Ihre Geschäftsvorgaben

smart.OrgAnizer ermöglicht es Ihnen, Positionen innerhalb Ihrer Organisationen mit einem Warn- bzw. Fehlerstatus zu 'markieren', falls aktuelle Gegebenheiten zu Verletzungen von Unternehmensstandards in bezug auf die strukturellen Eigenschaften oder aber die aktuelle Besetzung einer Position führen sollten. Diese Standards werden innerhalb des Tools in Form der Geschäftsvorgaben (Business Rules) formuliert. Sie definieren die Voraussetzungen (Requirements), welche seitens der Unternehmensleitung an die Aufbaustruktur gestellt werden.

Business Rules

Demgemäss definiert die erste der vorgängig abgebildeten Geschäftsregeln zum Beispiel, dass Vorgesetzte von Vorgesetzten (Manager of Managers) gemäss geltenden Richtlinien eine Führungsspanne (Span of Control) von mindestens 6 und maximal 12 Mitarbeitern haben sollten. Sollte dies für eine Position nicht der Fall sein, so wird sie entsprechend markiert.

Schritt 3 - Berechnen Sie spezifische Kennzahlen Ihrer Organisation

Die nachfolgende Liste vermittelt einen Überblick über die innerhalb von smart.OrgAnizer berechen- und auswertbaren Indikatoren. Soll ein Indikator berechnet werden, so fügen Sie Ihren Organisationsdetails (Positionsinformationen) lediglich eine zusätzliche Spalte mit dem Namen des gewünschten Indikators in der Headerzeile hinzu und starten den Berechnungsvorgang.

Verügbare Organisations-Kennzahlen (KPIs) & -Informationen im Überblick

  • Organizational Layer - Organisationsebene [1..n]
  • Staff Type - Mitarbeiter-Typus [Manager/Specialist]
  • Managed Layers - verantwortete Organisationsebenen [1..n]
  • Total Organization - Headcount [1..n]
  • Total Staff - unterstellte Mitarbeiter [1..n]
  • Total Management - Management total inkl. Leitung [1..n]
  • Total Managers - unterstellte Vorgesetzte [0..n]
  • Total FTE - Full-Time Equivalents [1..n]
  • Total x-Country Relations - länderübergreifende Führungslinien [0..n]
  • Total Rank-Twins - Rang-Duplikate in der direkten Führungslinie [0..n]
  • Total Direct Reports - Führungsspanne [1..n]
  • Minimum Direct Reports - kleinste Führungsspanne in der eigenen (Sub-)Organisation [1..n]
  • Maximum Direct Reports - grösste Führungsspanne in der eigenen (Sub-)Organisation [1..n]
  • Average Direct Reports - durchschnittliche Führungsspanne in der eigenen (Sub-)Organisation [1..n]
  • Median Direct Reports - mediane Führungsspanne in der eigenen (Sub-)Organisation [1..n]
  • Average Rank Level - durchschnittliche Rangebene innerhalb der eigenen (Sub-)Organisation [1..n]
  • Is Manager - ist Vorgesetzter [TRUE/FALSE]
  • Is Manager of Managers - ist Vorgesetzter von Vorgesetzten [TRUE/FALSE]
  • Is Bottleneck - ist Flaschenhals [TRUE/FALSE]
  • Has x-Country Reporting Line - rapportiert an Vorgesetzte im Ausland [TRUE/FALSE]
  • Reports into less senior Rank - rapportiert an Vorgesetzten in niedrigerem Rang [TRUE/FALSE]
  • Is Orphan - Vorgesetzter befindet sich ausserhalb der untersuchten Organisation [TRUE/FALSE]
  • Mapped Rank - abgebildeter / zugeordneter Rang
  • Mapped Country - abgebildetes / zugeordnetes Arbeitsland

Schritt 4 - Produzieren Sie Organigramme & Berichte

Das EXCEL-AddIn integriert zwei vordefinierte, standardisierte Berichte: zum einen eine hierarchische Liste der aktuellen Positionen / Postionsinhaber mit frei wählbaren Zusatzinformationen, in welcher sich einzelne Organisationseinheiten per Mausklick auf- und zuklappen lassen, zum anderen die Möglichkeit, sich ein Organigramm definierbarer Organisationseinheiten zu erstellen, welches auf der Basis der Werte einer Drittvariablen eingefärbt werden kann (Bsp. Rang, Arbeitsort, Performance, Warnungs- und Fehlerstati etc.).

Org Chart

Als Beispiel diene vorgängig wiedergegebenens Organigramm, in welchem jede Position einer Organisationseinheit entsprechend dem Rang des Positionsinhabers eingefärbt ist. Die in Zellkommentaren aufgelisteten Positionsinformationen sind hierbei vom Benutzer frei spezifizierbar.

Schritt 5 - Exportieren Sie Ihre Daten für weitere Analysen & Auswertungen

Alle berechneten Indikatoren werden als individuelle Spaltenwerte zu den vorgegebenen Organisationsdetails Ihrer Unternehmung hinzugefügt. Sie lassen sich derart in einem nächsten Schritt für Analysen innerhalb von EXCEL selber oder auch für die weitere Nutzung in interaktiven Visualisierungs- und Analysetools wie etwa Qlik Sense weiterverwenden.

Schritt 6 - Modellieren Sie den Soll-Zustand Ihrer Organisation

Als weitere Funktionalität bietet smart.OrgAnizer die einzigartige Möglichkeit, ausgehend von der gegebenen Ist-Architektur per Drag and Drop eine Soll-Architektur zu modellieren. Für diese Soll-Architektur können analog alle gewünschten Indikatoren berechnet und danach mit den Eigenschaften der Ausgangsstruktur verglichen werden.

Soll-Organisation

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Autor: Georg Spörri


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