Sie möchten eine grosse EXCEL-Tabelle entlang den Merkmalen einer beliebigen Tabellenspalte in diskrete, voneinander unabhängige Dateien aufteilen? Ein Beispiel hierfür wäre etwa der Versand der individuellen Mitarbeiter-Entscheide aus dem Jahresprozess an den jeweils verantwortlichen Business Partner. Oder die geographische Aufteilung von Daten auf die jeweiligen Lokalitäten Ihres Unternehmens. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie dieses Problem am einfachsten lösen.
Stellen Sie sich vor, die oben abgebildete Tabelle zeige einen Ausschnitt aus einer einfachen Liste der in Ihrem Unternehmen angestellten Mitarbeiter, welche Sie selber monatlich zentral erstellen. Diese Tabelle möchten Sie nun in separate, regionale Dateien aufteilen, welche Sie hernach an die jeweiligen Regionenvertreter weiterleiten. D.h. Sie erstellen eine Tabelle für den Vertreter der Region Genf, eine Datei für den Vertreter der Nordschweiz, eine Datei für Zürich usw. Dieses Verfahren ist zeitraubend: Sie filtern Ihre Datei z.B. nach der Region Nordschweiz, schneiden die so gefilterten Datenzeilen aus Ihrer Datei aus, kopieren sie mittels Cut and Paste in eine neue Datei und speichern diese auf einem Ihrer Laufwerke ab. Danach fahren Sie analog mit den verbleibenden Daten fort bis alle Regionen abgearbeitet sind.
Was aber, wenn auch noch eine Aufteilung nach Rang, nach Land, nach Altersklasse oder Lohngruppe ansteht? Dann wird es Zeit, sich um eine automatisierte Lösung dieses Problems zu bemühen. Für repetitive Aufgaben wie diese eignen sich Makros ganz vortrefflich. Sie werden innerhalb der Microsoft Office Programme (Word, Excel, Powerpoint und Outlook) in der Programmier-Sprache Visual Basic for Applications (kurz VBA) entwickelt und stehen danach auf Knopfdruck bereit, um Probleme wie das soeben geschilderte innerhalb von Sekunden für Sie zu lösen. Sehen wir uns das doch in einer kurzen Videosequenz an:
> Video-Tutorial - so nutzen Sie den EXCEL Tabellen-Splitter im Alltag ...
Nebst der geschilderten Split-Funktionalität integriert der EXCEL Tabellen-Splitter die folgenden Vorteile:
- Automatische Übernahme von Spaltenüberschriften (Labels) und Zellformaten aus der Ursprungsdatei.
- Speicherung der gesplitteten Daten in Unterverzeichnissen der Quelldatei, wobei besonderes Augenmerk auf eine klare Benennung der Verzeichnisse und Dokumente (Einbezug von Spaltenüberschriften und Spaltenwerten) gelegt wird.
- Es werden ausschliesslich die in der Ursprungsdatei sichtbaren Spalten in die neuen Dateien übernommen. Ausgeblendete Spalten werden nicht berücksichtigt. Damit haben Sie die volle Kontrolle darüber, welche Datenspalten Eingang in die Zieldateien finden sollen.
- Bei Bedarf können bei der Übertragung der Daten zusätzlich leere Spalten (d.h. Spalten ohne Werte) ausgeschlossen werden.
- Neu ab Version 1.10 - Schützen Sie Ihre Zieldateien neu mit einem optionalen Passwort vor dem Öffnen bzw. Modifizieren und/oder verhindern Sie das Verändern Ihrer Daten mittels Blattschutz.
Autor: Georg Spörri