Wünschten Sie sich allenthalben ein Werkzeug, mit welchem Sie rasch, unkompliziert und ohne jegliche Programmierkenntnisse professionelle EXCEL-Formulare erstellen können? Dann liegen Sie mit smart.eForm genau richtig!
Mit dem AddIn smart.eForm erstellen Sie innert kürzester Zeit Ihre eigenen EXCEL-Formulare, befüllen Drop-Down Menüs mit Ihren individuellen Inhalten, lesen Ergebnisse von Befragungen oder Datenerhebungen automatisiert aus und konsolidieren diese mit nur einem einzigen Knopfdruck.
Schritt 1 - Gestaltung des Formulares
Gestalten Sie Ihr Formular statt auf Papier auf einem ganz normalen EXCEL-Arbeitsblatt und lassen Sie sich hierbei durch die Menüführung von smart.eForm unterstützen. Platzieren Sie interaktiv Textkomponenten, Drop-Down Menüs, Optionsfelder sowie Checkboxen und ergänzen Sie Ihr Formular beliebig mit Grafiken (Bsp. Unternehmens-Logo). Bestimmen Sie für jede Komponente deren Standardwert (Bsp. Checkbox markiert oder nicht) und legen Sie fest, ob eine Benutzereingabe für dieses Feld obligatorisch oder freiwillig ist. Die Felder werden hierdurch farblich unterschiedlich gekennzeichnet.
Sämtliche Komponenten werden Ihnen durch Platzhalter genau so präsentiert, wie Sie sie später auf dem automatisch generierten Formular wieder antreffen werden. Gestaltungs- und Layout-Arbeiten werden dadurch zum Kinderspiel.
Schritt 2 - Generierung des Formulares
Ein Klick auf die Schaltfläche [Formular generieren] erstellt Ihnen nunmehr innert Sekunden das fertige Formular inklusive aller notwendigen Programmstrukturen (Visual Basic for Applications Prozeduren), welche dazu notwendig sind, dass Sie sich mittels Tabulator-Taste von Feld zu Feld vor- und zurückbewegen können. Bei der Formulargenerierung werden automatisch die folgenden Attribute / Merkmale aus der Vorlage übernommen:
- Zeilenhöhe sowie Spaltenbreite,
- Schriftart, -grad und -grösse,
- Textumbruch sowie -ausrichtung,
- Gruppierungsmerkmale (bei Optionenfeldern),
- Zugewiesener Feldname und ggf. Standardwerte.
Dadurch ist sichergestellt, dass sich das fertige Formular jetzt genau so präsentiert, wie Sie es zuvor in der Vorlage aufgesetzt haben (WYSIWYG = what you see is what you get).
Diesen Prozess können Sie bei Bedarf beliebig oft wiederholen. Sobald Sie Ihr Formular fertiggestellt haben, speichern Sie es und versenden es mit entsprechenden Anweisungen an Ihre Zielgruppe (Bsp. strukturierte Interviews von Talenten, Vorbereitung von Abgangsgesprächen, Zufriedenheitsbefragungen etc.).
Schritt 3 - Datenextraktion / -konsolidierung und -auswertung
Die ausgefüllt an Sie retournierten Formulare legen Sie im letzten Schritt in den Eingangskorb und lesen diesen via smart.eForm automatisiert aus. Die verarbeiteten Formulare werden für allfällige Recherche-Arbeiten automatisch im Ausgangskorb archiviert, und die ausgelesenen Daten werden in eine einzige, zentrale EXCEL-Datei konsolidiert, wo sie nunmehr für beliebige Auswertungen zur Verfügung stehen.
Denkbar wäre beispielsweise, dass Sie die so bereitgestellten Daten mit Hilfe unseres Reporting-Tools smart.dbLink anhand eines vordefinierten Auswertungstemplates auf Knopfdruck grafisch auflösen (vgl. Abbildung). Diesen Vorgang wiederholen Sie nach jedem Auffrischen der Daten oder nach Bedarf in einem festgelegten Rhythmus.
Zusammengefasst zeichnen die folgenden Vorteile unser Produkt smart.eForm im praktischen Einsatz aus:
Das Add-In smart.eForm …
- ermöglicht die einfache Gestaltung und Generierung von elektronischen EXCEL-Formularen, ohne hierbei Programmierkenntnisse vorauszusetzen,
- übernimmt bei der Generierung des Formulars sämtliche relevanten Objekteigenschaften wie Schriftart, -grad und -grösse aus der Gestaltungsvorlage, womit sich das Resultat letztendlich genau so präsentiert, wie in der Vorlage vorgesehen (WYSIWYG),
- automatisiert das Auslesen der ausgefüllten Formulare auf einfachste Art und Weise,
- konsolidiert alle ausgelesenen Daten in einer einzigen EXCEL-Datei, welche danach für beliebige Auswertungen zur Verfügung steht.
Autor: Georg Spörri